TEAM Baumanagement arbeitet erfolgreich mit CONCLUDE CDE!

Öffentliche Ausschreibungen waren der Anlass für die TEAM Baumanagement GmbH, CONCLUDE CDE von Thinkprojekt als Datendrehscheibe anzuschaffen. Doch erst der Einsatz in einem Großprojekt aus der Privatwirtschaft zeigte die Lösung, welche Zeit- und Kosteneinsparungen möglich sind. Heute ist den Projektsteuerern und ihren externen Partnern klar: CONCLUDE CDE ist ein Muss, wenn man sicher kommunizieren und Projekte unterschiedlichster Größe erfolgreich abwickeln will.

Seit 1999 gibt es die TEAM Baumanagement GmbH: 25 Mitarbeiter an den Standorten Köln und Dortmund, die für die öffentliche Hand und die Privatwirtschaft Bauprojekte entwickeln, steuern und managen. Zum Portfolio gehören Bauwerke aus Büro, Gewerbe, Hotellerie, Medizin, Kindertagessstätten, Schulen, aber auch Wohnbauten, Museen und Sportanlagen. Qualität und Qualitätsmanagement werden bei TEAM Baumanagement großgeschrieben. Es war gerade bei Großprojekten nur schwer erträglich, dass sich lange Zeit viele Arbeitsabläufe nicht zuverlässig dokumentieren ließen: Wichtige Daten wurden per E-Mail oder anderen Internet-Tools verschickt. Jede Mitarbeiter war selbst dafür verantwortlich, dass alle Beteiligten zur rechten Zeit mit den korrekten Informationen versorgt wurden. Immer wieder gab es Diskussionen mit externen Projektbeteiligten, die Energie, Zeit und Geld kosteten.

CONCLUDE CDE – zunächst für öffentliche Auftraggeber

Eine öffentliche Ausschreibung vor einigen Jahren lenkte den Blick der Verantwortlichen auf die Möglichkeiten des CDE – Common Data Environment. Diese Plattformen ermöglichen den dokumentierten Datenaustausch für interne und externe Beteiligte. Sie erlauben, Arbeitsabläufe zu automatisieren und sie stellen sicher, dass stets die aktuellen Versionen von Plänen und anderen Dokumenten im Umlauf sind. Die TEAM Baumanagement GmbH entschied sich für CONCLUDE CDE, nachdem ein Projektpartner mit dieser Lösung bereits gute Erfahrungen gemacht hatte. Die Plattform CONCLUDE CDE enthält einen BIM-Viewer und unterstützt BIM (Building Information Modelling), womit der offene Austausch von Bauwerksmodellen für das gesamte Projektteam ermöglicht wird. In der Planungsphase lassen sich Freigabeprozesse transparent für alle Beteiligten abbilden. Workflows können passend für jedes Projekt definiert werden. Darüber hinaus ist CONCLUDE CDE langfristig erweiterbar für echtes Kostencontrolling.

Nach einer umfassenden Schulung der eigenen Mitarbeiter wurde CONCLUDE CDE zunächst bei Projekten der öffentlichen Hand eingesetzt. „Uns wurden jedoch schnell die Möglichkeiten bewusst, die das CDE auch in sämtlichen Bauprojekten bietet“, erzählt Lukas Schmid,  Projektleitung. „Wir wollten darum den Einsatzbereich von CONCLUDE schnell ausbauen.“

Ein System für viele beteiligte Unternehmen und Subunternehmer

Die PVS holding GmbH, ein führender Abrechnungsdienstleister im Gesundheitswesen, plante in Mülheim an der Ruhr einen Ersatzneubau für die Hauptverwaltung. Der fünfgeschossige Verwaltungsneubau vereinigt sich mit den Bestandsgebäuden zu einer „Campus-Situation“. Die besondere Grundrissform ergibt sich aus dem Mix von Grundrissökonomie, ressourcenschonender Haustechnik, Blickbeziehungen zum Bestand, Himmelsrichtungen sowie der Reaktion auf die Vorgaben des Bebauungsplans.

Bei diesem Bauvorhaben werden die Fachplanungen sowie die Fachunternehmer für die Ausführung in Einzelvergabe beauftragt. Während der Genehmigungsplanung sind knapp 15 Unternehmen am Projekt beteiligt. Während der Ausführung werden weitere bis zu 25 Unternehmen dazukommen. Hier bot sich der Einsatz von CONCLUDE CDE an. Ansgar Wiesemann, Geschäftsführer, erklärt: „Die Projektteams dieser fast 40 Unternehmen bilden für die Dauer des Projekts so etwas wie eine eigene Firma. Unser CDE ist hier das interne IT-System.“

Change-Management ist gefragt

Thinkproject führte eine weitere Schulung durch, an der die externen Firmen teilnahmen: Viel Stoff in kurzer Zeit, viel Neues, und über allem stand die Anforderung, gewohnte Arbeitsabläufe aufzugeben und manches neu zu denken. „Echtes Change-Management war gefragt, und das war nicht immer ganz einfach. In der Praxis haben sich die Vorteile sehr schnell gezeigt, und dann waren alle voll dabei“, resümiert Lukas Schmid.

CONCLUDE CDE hilft alle Daten einheitlich, strukturiert und transparent abzulegen und verhindert durch den gemeinsamen Datenraum redundante Informationen. Alles wird zentral gespeichert und steht den Beteiligten in der aktuellen Version zur Verfügung. Das spart Zeit, sowohl beim Datenaustausch als auch bei der Speicherung. Zudem lassen sich Fehler durch das Arbeiten mit dem falschen Index in der Planung verhindern. Durch die Automatisierung der Prozesse müssen Fachplaner nicht an anstehende Aufgaben erinnert werden. Dies erhöht die Effizienz des Projektablaufes und spart Zeit, denn es müssen keine Erinnerungs-E-Mails versandt werden und es gibt keine Diskussionen, ob jemand eine Information versandt oder erhalten hat. In Projektsitzungen kann man sich auf das Projekt konzentrieren und braucht keine Verfahrensfragen abzustimmen.

Bis zu 20 Prozent Zeiteinsparung bei der Rechnungsprüfung

CONCLUDE CDE ermöglicht eine Fülle von Automatisierungen. TEAM Baumanagement nutzt derzeit vor allem die automatisierte Rechnungsprüfung. Dabei geht es nicht nur darum, festzustellen, ob eine Rechnung korrekt ist, was allein 15 bis 20 Prozent der bisher aufgewendeten Zeit spart. Die freigegebenen Rechnungen werden auch termingerecht zur Zahlung weitergeleitet. „So können wir Skontofristen nutzen“, sagt Lukas Schmid. „Bei Rechnungsbeträgen von mehreren Millionen Euro sparen wir viel Geld.“

Das PVS-Projekt läuft seit gut einem Jahr sehr erfolgreich. In der Ausführungsphase sollen weitere Vorteile der Plattform genutzt werden. Natürlich verwendet TEAM Baumanagement CONCLUDE CDE auch in weiteren Projekten. Sowohl die Mitarbeiter als auch die externen Projektbeteiligten nutzen die Plattform gern. Bei einigen ging das Eingewöhnen sehr schnell, andere brauchten mehr Zeit. Heute überwiegt die Begeisterung, denn jede und jeder erkennt die Vorteile.

Sinnvoll für Projekte unterschiedlicher Größenordnung

Für TEAM Baumanagement ist klar, dass CONCLUDE CDE für die Projektentwicklung und -steuerung ein Muss ist. Wichtig sei, dass die Bauherrschaft die Verwendung des CDE unterstützt und mitträgt – dies stärke die Motivation aller Beteiligten. Aus Sicht der Verantwortlichen bei TEAM Baumanagement sollte ein CDE ab einer gewissen Projektgröße verpflichtend sein. Für das eigene Unternehmen ist klar, dass CONCLUDE CDE künftig auch in kleinen Projekten zum Einsatz kommt.

Zitate von Lukas Schmid, Projektleitung:

„Mit CONCLUDE CDE können wir Abläufe automatisieren. Das bedeutet, dass alle Aufgaben in einem Arbeitsbereich verlässlich erledigt werden. So sparen wir viel Zeit und müssen nicht über Alltägliches nachdenken.“

„Mit einer Plattform wie CONCLUDE CDE lassen sich alle Abläufe in einem Projekt exakt dokumentieren und nachvollziehen. Viele, zum Teil emotionsgeladene Diskussionen entfallen dadurch – egal, ob wir selbst Fehler gemacht haben oder ob ein Fehler woanders passiert ist. So können wir die gesamte Energie ins Projekt stecken und die Qualität steigern.“

Link zu CONCLUDE CDE

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